Acredito fortemente que você já sabe que o tempo é algo extremamente precioso em sua vida. Mas, você tem usado seu tempo de forma eficiente e eficaz? Se você não aproveitar cada segundo da sua vida, de forma consciente, é bem provável que você não consiga fazer tudo o que quer, no tempo que deseja – como consequência, suas metas e objetivos serão diretamente afetados.
Quando estamos em um ambiente de trabalho, fazer a gestão do tempo disponível é algo crucial para que nossa produtividade seja alta. E isso não é uma tarefa fácil, pois estamos inseridos em um contexto onde existem muitas pessoas e demandas.
Metas profissionais, o chefe que pede uma coisa, aquele amigo que pede outra, a família clamando por atenção, os e-mails que não param de chegar e por ai vai. Ufa! Quando você olha no relógio já são 18 horas.
Como fazer para gerenciar melhor o seu tempo no trabalho? Para responder a essa pergunta, listo aqui alguns dos problemas mais comuns de uma empresa, e o que podemos fazer para lidar com esses problemas de forma inteligente:
1. Distração
De quanto em quanto tempo você olha seu celular durante o horário de trabalho, seja para responder mensagens, acessar redes sociais ou navegar na Internet para ver assuntos pessoais? Tudo isso faz com que você se distraia e perca tempo, e este é apenas um exemplo. Procure remover essas distrações do seu dia a dia e foque no seu trabalho, objetivo e meta.
O que você pode fazer, se quer uma sugestão prática, é definir um tempo de 5 minutos pela manhã e 5 minutos na parte da tarde para checar rapidamente seus e-mails e mensagens pessoais. Se mesmo assim não conseguir controlar seu impulso, sugiro que remova do seu celular ou smartphone os aplicativos que te distraem.
Outros tipos de distrações no trabalho são: conversas paralelas, barulho no ambiente, entre outros. Procure lidar com esses fatores de forma inteligente;
2. Comunicação
Quem trabalha com gestão de projetos ou ocupa um cargo de liderança sabe que um dos maiores problemas de uma organização é a comunicação. O ser humano literalmente não sabe se comunicar. Portanto, partindo do princípio de que nós somos péssimos em comunicação, procure evitar situações em que permaneçam dúvidas sobre o que você quer transmitir.
Por exemplo, quando você mandar um e-mail, tenha muito cuidado com as palavras, escreva de forma didática, evite erros gramaticais e coloque-se no lugar de quem receberá aquela mensagem; leia e releia o e-mail e tenha certeza de que está passando a mensagem correta. Se for possível, evite o e-mail, fale pessoalmente com a pessoa, ou por telefone.
Resumindo, faça de tudo para ter uma comunicação efetiva. Outra dica fundamental é estar atentos aos sinais quando você estiver conversando com alguma pessoa. Como já é sabido, em um processo de comunicação muita coisa é dita não pelas palavras, mas pelos gestos, postura, olhar e assim por diante. A comunicação correta te ajuda a não perder tempo.
3. Gestão das Tarefas
Um fator que pode ajudar você a economizar tempo e aumentar sua produtividade é ter o controle sobre as tarefas pendentes que você possui, além de saber priorizar a ordem de execução dessas tarefas.
Eu sempre digo para meus amigos e meus clientes: tire o máximo possível de coisas da sua cabeça e coloque-as no papel ou em uma planilha. Coisas na cabeça significam espaços ocupados, e se todo espaço estiver ocupado não entrarão coisas novas na sua cabeça.
Portanto, se você faz a gestão de todas as suas pendências apenas usando sua memória, é bem provável que você se esqueça de algo, além do que você fará as coisas de forma desordenada.
A dica aqui é: faça uma lista de suas tarefas pendentes e priorize essas tarefas. Defina por onde começar e analise qual tarefa trará o melhor resultado e de forma mais rápida. Aqui você pode usar a Matriz RAB ou GUT, plano de ação, checklists, e assim por diante.
4. Falta de Foco
A falta de foco é algo capaz de derrubar você, tirando-o do caminho e fazendo com que você não seja produtivo, não alcance suas metas e seus objetivos. Esse, sem sombra de dúvidas, é um dos principais problemas que afetam nossa produtividade, portanto fique muito atento a ele.
Uma dica para o ambiente corporativo e pessoal: procure fazer poucas atividades ao mesmo tempo. Existe um risco muito grande de você fazer as coisas com baixo nível de qualidade quando se faz muitas coisas em paralelo. Procure evitar isso, faça uma coisa de cada vez, e bem feita.
