09/01/2010 Previdência avança na implantação de sistema de digitalização
Centros permitem tornar mais ágil tanto a consulta a processos como o atendimento ao cidadão
O Ministério da Previdência Social e o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) avançam na implantação dos Centros de Documentação da Previdência (CedocPrev). Já foram instaladas 40 unidades em todo o país e, até o fim desde ano, mais 23 deverão entrar em atividade. A meta é criar centros como estes em todas as Gerências Executivas do INSS. Ao todo, serão 101 unidades, contando com o centro projetado para a Direção Central do INSS em Brasília. Dos centros previstos para este ano, já foram instalados CedocPrev em Canoas (RS), Governador Valadares (MG), Duque de Caxias (RJ) e nas capitais Palmas, Florianópolis, João Pessoa e Porto Velho.
O CedocPrev é operacionalizado por meio da Central de Atendimento a Pesquisas Processuais (Capture), que tem como atribuição a concentração das informações e o gerenciamento dos documentos, com recuperação e acesso ao acervo. Para executar o Capture, o INSS capacitou servidores em todas as gerências que já contam com um CedocPrev. Após receber o pedido de consulta a um processo – enviado por alguma Agência da Previdência Social – o servidor localiza o documento e o encaminha para a higienização. Nesta fase, o servidor verifica a ordem original do documento para digitalização e o envia, por meio eletrônico, para a unidade solicitante. O documento físico volta ao arquivo.
Além da guarda e preservação de processos e documentos administrativos, o CedocPrev permite atender, com mais rapidez, as solicitações das unidades, sem risco de extravio e necessidade de deslocamento de servidores.
Processos de benefícios – A maioria dos documentos digitalizados se refere a processos de benefícios dos segurados, de pedido de revisão, recursos ou demandas judiciais. Nos CedocPrev são arquivados processos de benefícios que já foram concedidos ou indeferidos.
Acervo – A implantação dos CedocPrev integra o Projeto de Gestão de Documentos, que tem como objetivo o gerenciamento das informações produzidas em fontes de arquivos, bibliotecas e museus da Previdência Social. Toda a documentação gerada no INSS fica mantida nos centros por um período que varia de 50 a 100 anos, conforme a tabela de temporalidade e destinação de documentos, estabelecida pela Política Nacional de Arquivos.
Documentos que antes estavam espalhados de forma desordenada, em diversos arquivos do instituto, estão sendo armazenados de acordo com as normas de procedimentos estabelecidas pelo Comitê Executivo de Deliberação do Sistema de Documentação e Informação do INSS (Cedin). Nos centros estará armazenado, de forma organizada, um volume que ultrapassa a mais de 500 quilômetros de documentos e processos do INSS.
Fonte: AgPrev
